La mission de service public assurée par la Caf se traduit par la mobilisation de l’ensemble de ses ressources, tout en les accompagnant au changement en menant des actions concrètes dans le cadre de la qualité de vie au travail, la transformation numérique interne, les nouveaux modes de travail et l’innovation participative.

la qualité de vie au travail : une stratégie, des actions concrètes

La Caf de la Haute-Garonne est engagée dans une démarche de transformation pour améliorer la qualité de vie au travail des salariés. Depuis décembre 2017, une mission spécifique menée en interne se focalise sur l’équilibre entre performance globale et bien-être individuel. Elle agit sur les processus et les conditions qui favorisent l’épanouissement des collaborateurs.
La démarche s’articule autour de plusieurs composantes : l’environnement de travail, le sens au travail, l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle, la qualité des relations interpersonnelles, les possibilités d’expression offertes aux salariés, la reconnaissance et la valorisation, l’innovation participative.

• 80 % des salariés bénéficient du télétravail jusqu’à 3 jours par semaine
• 7 places de crèches sont réservées pour les enfants du personnel
• Taux d’absentéisme de courte durée (< 8 jours) : 1,3 %

Accompagnement au coeur de l’organisation des équipes

L’offre de service d’accompagnement des équipes dans une démarche de QVT s’est poursuivie en 2023 avec les services Finances Comptabilité et Aides Financières Collectives. Les axes de travail retenus portaient sur mieux communiquer au sein de l’équipe et disposer d’une information fiable et facilement accessible. Les deux services ont développé des Teams collaboratifs pour l’entraide et de nouvelles modalités de réunions d’équipes et techniques.

télétravail flexible

Depuis la signature de l’accord local en 2021, les salariés éligibles au télétravail peuvent y prétendre dès lors qu’ils travaillent au minimum deux jours par semaine sur site afin de mieux concilier vie personnelle et vie professionnelle, sans compromettre les activités et les objectifs attendus.
Le service informatique poursuit notamment son renouvellement du matériel en généralisant l’usage des PC portables à partir de 2024.

écoute et soutien des salariés

Axe fort de la qualité de vie au travail, les actions d’écoute et de soutien psychologique des salariés se développent continuellement, pour répondre aux nouvelles situations qui se présentent.
La Caf accompagne les salariés de retour de longue absence dans leur reprise, en leur proposant d’intégrer La Bulle, dispositif de formation et de remise à niveau au plus proche des besoins.
A ce jour, 170 agents ont suivi un perfectionnement.

engagement citoyen

La Caf encourage depuis plusieurs années les initiatives citoyennes en facilitant le soutien à différentes causes solidaires.
En 2023, les salariés ont rejoint la vague rose de la course Odysséa qui lutte contre le cancer du sein. Ils ont participé à une collecte de vêtements au profit des associations toulousaines Les Munitionnettes et Reflets 31 et une collecte de jouets en fin d’année pour les enfants des centres sociaux des Izards et de Reynerie Des dons ont été adressés à l’association Baskets aux pieds qui accompagne les enfants hospitalisés lors d’une collecte de sang lors des journées du don et le challenge de marche en équipe à l’occasion de la semaine européenne de la mobilité.
Enfin, lors du Duoday 2023, les Pôles Productions de la DSU ont reçu pendant une journée une personne en situation de handicap.

la caf à l’ère de la transformation numérique interne

La transformation numérique interne s’est accélérée. Depuis le 30 juin 2023, date de la fin du décommissionnement de Lotus Notes, Office 365 fait partie de l’environnement de travail quotidien et Teams est plus que jamais l’application incontournable, utilisée par toutes les équipes pour communiquer, gérer des projets et s’organiser en équipe.

38 « facilitateurs numériks »

Pour permettre à tous les salariés de se familiariser avec l’environnement Office 365 et d’en saisir la finalité sur le long terme, la Caf a fait appel au mode participatif. Elle s’appuie sur un réseau de trente-huit salariés dotés d’un goût certain pour le numérique et sont amenés à guider leurs collègues dans la prise en main des nouveaux outils. Ces salariés appelés “ facilitateurs numériks ” se réunissent régulièrement afin de rester informés des nouvelles fonctionnalités et des évolutions à venir.
La réalisation du premier séminaire des facilitateurs numériks en avril 2023.

une offre d’accompagnement tel un parcours d’apprentissage

Depuis 2021, une offre de service interne permet à tous d’acquérir un même niveau d’utilisation des outils O365 tout en s’adaptant aux besoins de chaque équipe. Ce parcours d’apprentissage est composé de 4 volets :
– Acquérir les fonctionnalités de base et des outils collaboratifs,
– Créer et organiser un Teams d’équipe en mode participatif
– Organiser et gérer des fichiers au sein d’une équipe
– Aller plus loin et se former à des outils comme Planner, Forms ou encore OneNote
En parallèle le dispositif PIX est accessible pour réaliser un diagnostic sur ses compétences numériques, de les développer et d’obtenir, le cas échéant, une certification professionnelle. A terme, l’objectif est que tout salarié dispose d’un compte PIX professionnel pour progresser à son rythme.

une offre d’accompagnement appui aux métiers

Depuis 2021, un accompagnement au plus proche des activités métier est proposé afin de faciliter la réalisation des missions des agents :
– Centraliser des ressources numériques à l’aide de la création de portails métier pour faciliter le partage d’information comme le Portail Prestations
– Développer des outils facilitateurs compatibles avec les nouvelles technologies Office 365 comme l’application Acolite.

les nouveaux modes de travail au centre de nos reflexions

l’accompagnement de la fonction managériale

Depuis la création d’un club des managers en 2020, la Caf propose des temps pour échanger, partager des informations et des bonnes pratiques, créer une communauté d’entraide entre pairs.

D’autres besoins spécifiques sont couverts par une offre d’accompagnement spécifique :
> Intégration des nouveaux managers
La Caf de la Haute-Garonne propose à chaque nouveau manager des formations lui permettant d’acquérir une base solide de connaissances et de techniques nécessaires pour manager au sein de l’organisme : formation socle du management, conduite de réunion, conduite d’entretiens annuels d’évaluation, fondamentaux du droit du travail, etc.
> Café des managers
Un rendez-vous hebdomadaire à distance de 30 min se tient tous les vendredis. Les managers qui le souhaitent viennent échanger, se renseigner et partager leurs réactions sur l’actualité de la semaine. Ponctuellement, un café thématique est programmé pour une formation courte, un échange avec le directeur, encore un atelier de réflexion participatif.

le réaménagement des espaces de travail

> Des espaces de travail adaptés au mode de travail hybride
Le projet La Fabrique est une démarche d’accompagnement autour des attentes et besoins des équipes dans le réaménagement des espaces de travail.
Le chantier du deuxième étage du siège s’est achevé en mai 2023 pour accueillir l’ensemble des salariés du département Prestations Légales dans un nouvel environnement de travail présentant des espaces de travail collaboratifs et d’échanges plus ouverts et variés.

l’innovation participative

La Caf de Haute-Garonne soutient une démarche innovation pour améliorer ou développer son organisation ou son offre de services. La méthodologie développée est « centrée utilisateurs », c’est-à-dire qu’elle associe tout au long du processus, les personnes concernées par le problème à résoudre. Il peut s’agir de collaborateurs, de partenaires, de collectivités ou d’allocataires.

La démarche innovation de la Caf de la Haute-Garonne existe depuis 2014, avec en 2016, la formalisation d’un Plan Local d’innovation. En 2019, la Caf de Haute-Garonne s’est dotée d’une responsable innovation pour en appuyer la diffusion au sein de l’organisme. Fin 2023, plus des deux tiers (70%) des services avaient collaboré à la démarche, avec des chantiers majoritairement axés sur la transformation interne. En parallèle et depuis son lancement en 2016, la Caf de Haute-Garonne participe au CafLab, le réseau innovation de la Branche Famille.

Innover avec les collaborateurs

La Caf de la Haute-Garonne exploite ses marges de manœuvre locales afin de rester proactive face aux transformations de la Branche. Pour cela, l’organisme s’appuie sur l’expertise d’usages des agents. Chacun est expert de son métier et reste le meilleur vecteur pour trouver des solutions innovantes. Ces pratiques permettent également de renforcer l’implication des agents dans la vie de l’organisme, tant par la reconnaissance des expertises que par la cohésion induite dans ces temps collectifs.

En 2023, plus de 200 agents ont participé à des séances d’intelligence collective, permettant d’améliorer l’organisation de leurs équipes, de mettre en place un nouveau dispositif, de revoir des process de coopération entre différents services, ou encore de créer un usage sur-mesure et optimisé des nouveaux outils numériques de la Branche. 2023 a été une année encore très marquée par les transformations liées aux nouvelles modalités de travail.

Innover avec les publics

Depuis quelques années, la Caf réinvestit son savoir faire autour de l’intelligence collective pour dynamiser des projets sur les territoires en intervenant auprès des partenaires institutionnels ou associatifs. Toutefois cet axe de développement de l’innovation reste à renforcer. Ainsi la fin de l’année 2023 a vu le démarrage du projet de laboratoire d’innovation sociale dont l’objectif est de créer et expérimenter de nouvelles offres de service pour nos allocataires.

Innover avec la branche

Enfin, la démarche d’innovation de la Caf de la Haute-Garonne nourrit et se nourrit de la démarche de la Branche, par l’intermédiaire de la responsable innovation. Cette mission, organisée en réseau (14 référents en France métropolitaine) permet d’interconnecter la démarche nationale et les démarches locales, de les mettre en cohérence afin de positionner les Caf et la Cnaf comme acteurs de l’innovation sur les territoires.

Concrètement il s’agit d’organiser au niveau local, et avec l’appui du réseau des référents, des séances avec les familles ou les partenaires pour récolter leurs attentes et entrevoir des solutions sur des projets d’ambition nationale. Parmi ces grands sujets, la refonte du site moenfant.fr, le plan pour l’inclusion numérique, ou encore le nouveau schéma directeur des ressources humaines (SDRH).
L’animation du réseau régional des correspondants innovation est un autre aspect de la mission nationale. En 2023, celle-ci s’est concrétisée par la cocréation d’un « guide pour réussir les dynamiques régionales » pouvant s’appliquer à tous les réseaux existants en Occitanie.

Il convient aussi d’évoquer la Cousinade, réunion des organismes de sécurité sociale de la région sous l’égide de l’innovation. Scellée en 2017, cette alliance permet l’échange de bonnes pratiques, l’élaboration de temps forts fédérateurs et la construction d’offres communes valorisant l’expertise de chaque membre de la famille Sécu.

Parmi les rendez-vous des Cousins de 2023, citons :
• La participation à des événements pour renforcer la marque employeur sous la bannière commune sécurité sociale : le Salon Taf, à Toulouse, organisé par Pôle Emploi et la Région Occitanie ; La semaine de l’emploi à la Sécu proposée par l’UCANSS ; Le forum pour l’emploi à l’université Toulouse 1
• Une action solidaire au profit de l’association Les Minutionnettes qui œuvrent à l’insertion professionnelle des femmes en difficulté ;
• La participation à la première cousinade nationale lancée par l’UCANSS : témoignage et retour d’expérience
• La mise en place d’une expérimentation entre organismes d’échanges de données sécurisées à partir de cas d’usages.