Au croisement des politiques de ressources humaines, de responsabilité sociétale, d’innovation, de communication et de transformation numérique interne, l’accompagnement des salariés fait l’objet d’une attention particulière, inscrite dans une démarche globale d’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail des salariés.

la qualité de vie au travail : une stratégie, des actions concrètes

La Caf de la Haute-Garonne est engagée dans une démarche de transformation pour améliorer la qualité de vie au travail des salariés. Depuis décembre 2017, une mission spécifique menée en interne se focalise sur l’équilibre entre performance globale et bien-être individuel. Elle agit sur les processus et les conditions qui favorisent l’épanouissement des collaborateurs.
La démarche s’articule autour de plusieurs composantes : l’environnement de travail, le sens au travail, l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle, la qualité des relations interpersonnelles, les possibilités d’expression offertes aux salariés, la reconnaissance et la valorisation, l’innovation participative.

• 80 % des salariés bénéficient du télétravail jusqu’à 3 jours par semaine
• 7 places de crèches sont réservées pour les enfants du personnel
• Taux d’absentéisme de courte durée (< 8 jours) : 1,3 %

TÉLÉTRAVAIL FLEXIBLE

Depuis la signature de l’accord local en 2021, les salariés éligibles au télétravail peuvent y prétendre dès lors qu’ils travaillent au minimum deux jours par semaine sur site afin de mieux concilier vie personnelle et vie professionnelle, sans compromettre les activités et les objectifs attendus. Depuis fin 2023, le matériel est renouvelé et modernisé afin d’homogénéiser les postes de travail pour faciliter le flex-office. Les UC en fin de vie sont données à des associations. Les salles de réunion bénéficient d’un meilleur matériel de visioconférence, tout comme les bureaux des cadres comportant de grands écrans pour faciliter les réunions en petit comité.

ÉCOUTE ET SOUTIEN DES SALARIÉS

Axe fort de la qualité de vie au travail, les actions d’écoute et de soutien psychologique des salariés se développent continuellement, pour répondre aux nouvelles situations qui se présentent.
La Caf accompagne les salariés de retour de longue absence dans leur reprise, en leur proposant d’intégrer La Bulle, dispositif de formation et de remise à niveau au plus proche des besoins.
A ce jour, 176 agents ont suivi un perfectionnement et 98 une remise à niveau.

ENGAGEMENT CITOYEN

En 2024, les salariés ont rejoint la vague rose de la course Odysséa qui lutte contre le cancer du sein avec 141 participants, permettant de décrocher la 1ère place du prix de l’entreprise la plus représentée. Pendant le mois Octobre Rose, une collecte s’est tenue pour soutenir les femmes touchées par le cancer du sein. Les agents pouvaient donner des foulards, des boucles d’oreilles, des bonnets en laine et d’autres accessoires spécialisés à l’association Crabette chargée de les redistribuer aux femmes dans le besoin.

• Une collecte de sang a été organisée en octobre 2024 avec en contrepartie une contribution financière de la part de l’organisme pour l’association “Tout le monde contre le cancer”.
• Une nouvelle collecte de jouets s’est tenue en novembre 2024 en partenariat avec le centre social des Izards au profit des familles du quartier.
• Des dons de produits d’hygiène ont été adressés au Camion Douche de Toulouse, qui offre des services d’hygiène corporelle aux sans-abris et mal-logés.
• Le Duoday 2024 a permis de faire découvrir à deux personnes en situation de handicap les différents métiers et le fonctionnement des services de la Caf au travers d’un parcours immersif. La journée s’est conclu sur des échanges lors d’un atelier RH sur l’inclusion des personnes en situation de handicap dans le monde du travail.

les nouveaux modes de travail au centre de nos reflexions

l’accompagnement de la fonction managériale

Depuis la création d’un club des managers en 2020, la Caf propose des temps pour échanger, partager des informations et des bonnes pratiques, créer une communauté d’entraide entre pairs.

D’autres besoins spécifiques sont couverts par une offre d’accompagnement spécifique :

> Intégration des nouveaux managers
La Caf de la Haute-Garonne propose à chaque nouveau manager des formations lui permettant d’acquérir une base solide de connaissances et de techniques nécessaires pour manager au sein de l’organisme : formation socle du management, conduite de réunion, conduite d’entretiens annuels d’évaluation, fondamentaux du droit du travail, etc.

> Café des managers
Un rendez-vous hebdomadaire à distance de 30 min se tient tous les vendredis. Les managers qui le souhaitent viennent échanger, se renseigner et partager leurs réactions sur l’actualité de la semaine. Ponctuellement, un café thématique est programmé pour une formation courte, un échange avec le directeur, encore un atelier de réflexion participatif.

le réaménagement des espaces de travail

> Des espaces de travail adaptés au mode de travail hybride

Le projet La Fabrique est une démarche d’accompagnement autour des attentes et besoins des équipes dans le réaménagement des espaces de travail.
Le chantier du deuxième étage du siège s’est achevé en mai 2023 pour accueillir l’ensemble des salariés du département Prestations Légales dans un nouvel environnement de travail présentant des espaces de travail collaboratifs et d’échanges plus ouverts et variés.

> La Fabrique Acte 2

Dans le cadre de la Fabrique Acte II, le projet de réaménagement global du siège de la Caf de la Haute-Garonne, plusieurs temps d’informations et de concertation ont été proposés aux équipes par les programmistes. En mars 2024, un webinaire de sensibilisation aux nouveaux modes de travail a été présenté par le partenaire Kardham sur les grandes tendances de transformation des espaces de travail. Une grande enquête en ligne a été adressée aux 344 salariés concernés par l’opération pour recueillir leur avis sur l’environnement de travail actuel et attentes sur le futur environnement. Le taux de réponse a atteint 69%. En complément, des ateliers participatifs avec une trentaine d’agents ont été animés par Kardham pour approfondir les résultats de l’enquête, échanger sur les besoins et les particularités des métiers.

la caf à l’ère de la transformation numérique interne

La transformation numérique interne est en constante évolution. Microsoft 365 Copilot fait partie de notre environnement de travail quotidien et Teams est plus que jamais l’application incontournable, utilisée par toutes les équipes pour communiquer, gérer des projets et s’organiser en équipe.

Plus de 40 « facilitateurs numériks »

Pour permettre à tous les salariés de se familiariser avec l’environnement Microsoft 365 Copilot et d’en saisir la finalité sur le long terme, la Caf a fait appel au mode participatif. Elle s’appuie sur un réseau de 41 salariés dotés d’un goût certain pour le numérique et sont amenés à guider leurs collègues dans la prise en main des nouveaux outils et des nouveaux usages. Ces salariés appelés “ facilitateurs numériks ” se réunissent tous les mois lors des « Cafés FNK » afin de rester informés des nouvelles fonctionnalités et des évolutions à venir ainsi que chaque année à l’occasion du séminaire annuel des facilitateurs numériks.

Une offre d’accompagnement pour tous

Une offre de service interne permet à tous d’acquérir un même niveau d’utilisation des outils Microsoft 365 Copilot tout en s’adaptant aux besoins de chaque équipe. Ce parcours d’apprentissage est composé de 4 volets :

• Acquérir les fonctionnalités de base et des outils collaboratifs,
• Créer et organiser un Teams d’équipe en mode participatif
• Organiser et gérer des fichiers au sein d’une équipe
• Aller plus loin et se former à des outils comme Planner, Forms ou encore OneNote

En 2024, une formation sur les fondamentaux du numérique a été réalisée auprès de 11 agents éloignés du numérique.

En parallèle le dispositif PIX est accessible pour réaliser un diagnostic sur ses compétences numériques, de les développer et d’obtenir, le cas échéant, une certification professionnelle. A terme, l’objectif poursuivi est que tout salarié dispose d’un compte PIX professionnel pour progresser à son rythme.

Un accompagnement au plus proche des activités métier est proposé afin de faciliter la réalisation des missions des agents :

• Centraliser des ressources numériques à l’aide de la création de portails métier pour faciliter le partage d’information comme le Portail Prestations
• Développer des outils facilitateurs compatibles avec les nouvelles technologies Microsoft 365 comme l’application Acolite.

l’innovation participative

Depuis dix ans, la Caf de Haute-Garonne déploie une démarche innovation pour améliorer son organisation et son offre de services. La méthodologie adoptée est « centrée utilisateurs », c’est-à-dire qu’elle associe tout au long du processus, les personnes concernées par le problème à résoudre. Il peut s’agir de collaborateurs, de partenaires, de collectivités ou d’allocataires.

La démarche innovation de la Caf de la Haute-Garonne existe depuis 2014, avec en 2016, la formalisation d’un Plan Local d’innovation. En 2019, la Caf de Haute-Garonne s’est dotée d’une responsable innovation pour en appuyer la diffusion au sein de l’organisme. Fin 2024, plus des trois quarts (80%) des services avaient collaboré à la démarche, avec des chantiers majoritairement axés sur la transformation interne.

En 2024 l’équipe s’est enrichie d’une étudiante préparant un Master Innovation sociale et Finance Responsable en contrat d’alternance. Ce partenariat ouvre des perspectives de collaboration dans le champ de l’économie sociale et solidaire, secteur très dynamique et porteur d’innovation sociale.

En parallèle et depuis son lancement en 2016, la Caf de Haute-Garonne participe au CafLab, le réseau innovation de la Branche Famille.

Innover avec les collaborateurs

La Caf de la Haute-Garonne exploite ses marges de manœuvre locales afin de rester proactive face aux transformations de la Branche. Pour cela, l’organisme s’appuie sur l’expertise d’usages des agents. Chacun est expert de son métier et reste le meilleur vecteur pour trouver des solutions innovantes. Ces pratiques permettent également de renforcer l’implication des agents dans la vie de l’organisme, tant par la reconnaissance des expertises que par la cohésion induite dans ces temps collectifs.

En 2024, le service innovation a accompagné plus d’une vingtaine de projets porté par les collaborateurs avec pour finalité, l’amélioration de l’organisation internes des équipes, la refonte des process de coopération inter-services, la mise en place d’un nouveau dispositif, le lancement d’une dynamique de réseau ou encore l’optimisation des usages des outils numériques de la Branche. Tous ces projets assoient leur réussite sur l’expertise des collaborateurs.

Innover avec les publics

Depuis quelques années, la Caf réinvestit son savoir-faire autour de l’intelligence collective pour dynamiser les coopérations sur les territoires en intervenant auprès des partenaires institutionnels ou associatifs. Toutefois ce champ mérite d’être davantage explorer, en s’appuyant notamment sur les acteurs de l’économie sociale et solidaire. Des consultations sont régulièrement organisées dans un format type focus group rassemblant des allocataires ou des partenaires dans le cadre des projets d’innovation nationaux.

Innover avec la branche

La démarche d’innovation de la Caf de la Haute-Garonne nourrit et se nourrit de la démarche de la Branche, par l’intermédiaire de la responsable innovation. Cette mission, organisée en réseau (14 référents en France métropolitaine) permet d’interconnecter la démarche nationale et les démarches locales, de les mettre en cohérence afin de positionner les Caf et la Cnaf comme acteurs de l’innovation sur les territoires.

Concrètement il s’agit d’organiser au niveau local, et avec l’appui du réseau des référents, des séances avec les familles ou les partenaires pour récolter leurs attentes et entrevoir des solutions sur des projets d’ambition nationale. En 2024, la Caf de Haute-Garonne a apporté sa contribution sur des sujets comme le Montant Net Social ou l’Allocation Journalière de Présence Parentale.