Ressources et moyens

Encourager l’innovation

temps forts

Les jeunes et la Sécu

Le concours “Les jeunes et la Sécu” organisé tous les 2 ans, a rassemblé 135 établissements scolaires et 185 classes participantes sur toute la France. La mention spéciale du jury a été attribuée à 4 élèves du Lycée Saint-Sernin de Toulouse pour leur production “La langue sourde”. La Caf (en tant que membre du jury régional) a organisé une cérémonie de remise de prix pour les récompenser.

DigiHack du Lab’RH

La Caf de la Haute-Garonne a participé au hackathon à distance “DigiHack”, organisé par le Lab’RH de l’Ucanss. L’équipe participante a phosphoré durant une semaine au travers d’outils d’intelligence collective, pour imaginer une solution qui permettrait de favoriser l’engagement des collaborateurs.

formation Teams

Des formations flash d’environ 20 min ont été mises en place sur Teams, outil collaboratif d’Office 365. Plus de 80 agents ont été formés dans le but de vivre plus sereinement le déploiement accéléré du télétravail et être à l’aise avec les fonctionnalités socles.

5 ans du CafLab

Le CafLab a soufflé ses 5 bougies et a organisé pour l’occasion, une semaine d’événements. La Caf de la Haute-Garonne y a participé activement en présentant lors de la criée des Directrices et des Directeurs « Parents31 » et « Trivial poursuit, une formation aux petits oignons ». Ces deux projets innovants développés localement ont suscité un vif intérêt au sein du réseau.

Cousinade : 2e édition

La journée “Cousinade” a réuni en “full digital”, plus de 200 collaborateurs Caf, Cpam, Urssaf, Carsat, Msa confondues autour des pratiques innovantes : conférences et ateliers créatifs sur les nouvelles pratiques de travail, la communication interne et l’engagement des collaborateurs, l’accès aux droits, l’accès au numérique et les futurs services de la Sécurité Sociale.

Retrouvez tous les temps forts
de l’année 2020 ici →Temps Forts

L’innovation à la Caf, c’est la créativité au service des publics tant interne qu’externe. Pour ce faire, un poste de responsable innovation a été créé en décembre 2019. Il est occupé par Nathalie Martin qui agit en interne pour “aider les agents à innover, à développer leurs projets au service des publics ou résoudre leurs problématiques en favorisant la pensée collective.” Cela se traduit par des “séances de créativité” durant lesquelles elle facilite la prise de parole, propose des actions pour dynamiser le groupe, l’aide à réfléchir et l’amène à trouver ses propres solutions.

L’innovation intervient dans plusieurs domaines au sein de l’organisme et recouvre plusieurs
aspects :

• l’innovation sociale
• l
‘innovation technologique
• l
‘innovation managériale
• l
‘innovation participative

L’innovation sociale

L’innovation sociale est à visées interne et externe. Elle consiste à imaginer et mettre à disposition des collaborateurs des activités et services favorisant à la fois leur qualité de vie au travail et la responsabilité environnementale de l’organisme.

La QVT, une stratégie, des actions concrètes

La Caf de la Haute-Garonne s’est engagée en 2014 dans une transformation managériale pour améliorer la qualité de vie au travail des salariés. Depuis décembre 2017, une animatrice de vie au travail a pour mission d’assurer un équilibre entre performance globale et bien-être individuel, en agissant sur les processus et les conditions qui favorisent l’épanouissement des collaborateurs. La QVT s’articule autour de différentes thématiques : l’environnement de travail, le sens au travail, l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle, la qualité des relations interpersonnelles, les possibilités d’expression offertes aux salariés, la reconnaissance et la valorisation, l’innovation participative.

> Baromètre social

En 2020, la Caf a lancé un baromètre social destiné à prendre la mesure du moral des agents durant la crise. Le taux de réponse à ce questionnaire est constant et proche de 50 %.
Cet outil a permis de mettre en place, au regard des résultats, des modes d’accompagnement adaptés. Il est appelé à s’inscrire dans la durée.

> Des berceaux réservés

Pour aider le personnel à mieux concilier vie familiale et vie professionnelle, l’organisme a signé un marché public avec deux structures d’accueil toulousaines du jeune enfant où des places sont spécialement réservées pour leurs enfants. Dix salariés bénéficient aujourd’hui d’une place pour leur enfant au sein des crèches Babilou Lalande et Grand Rond.

> Le Rooftop

Depuis 2018, les agents de la Caf dispose d’un lieu privilégiant le repos, l’échange, la convivialité : le Rooftop. Il est le lieu ressource favorisant la cohésion interne et permettant le travail collaboratif tel que l’avaient imaginé les salariés.
Afin d’offrir à chacun l’opportunité de partager une activité de loisir pour s’enrichir ou échanger ensemble, la Caf y organise des ateliers sur la pause méridienne. C’est aussi parmi les collaborateurs qu’elle déniche les talents susceptibles de les animer : sophrologie, chorale, yoga, discussion en anglais… A partir d’avril 2020, contexte sanitaire oblige, les activités ont été transposées en ligne. Tutos enregistrés par la chef de chœur, séances de yoga en vidéos pour tous, exercices de sophrologie, tous les ateliers ont été mis à disposition sur le site “A fond la caisse #chezvous” (> S’adapter à la crise) pour faire perdurer l’esprit “Rooftop” et ce, même pendant la crise. 
> Responsabilité sociale interne

La responsabilité environnementale, une valeur collective

Le patrimoine immobilier, les déplacements des salariés et des usagers, les ressources nécessaires à l’activité de l’organisme exercent une pression non négligeable sur notre environnement. Inscrit dans les objectifs nationaux et les orientations de la loi relative à la transition énergétique, l’engagement de la Caf participe à la maitrise de son empreinte carbone tout en répondant aux impératifs économiques. Les actions menées en 2020 concourent à maitriser l’impact de la Caf sur les ressources et le climat. > Responsabilité environnementale

> Déploiement du télétravail
En plus de son action de sensibilisation à la mobilité douce, la Caf de la Haute-Garonne continue d’agir sur son empreinte carbone via la diminution des trajets domicile-travail et notamment en favorisant le développement du télétravail.
Début 2020, 23% des salariés bénéficiaient d’un avenant au contrat de travail leur permettant de télétravailler un jour fixe par semaine ou selon un forfait de 20 jours par an. Durant la crise sanitaire, près de 80% des salariés ont pu télétravailler et ce, jusqu’à 5 jours par semaine.

A partir de septembre 2020, un nouvel avenant a permis aux salariés télétravailleurs de disposer de 2 jours de télétravail par semaine.

> Mobilisation des services informatique, logistique et RH 

La mobilisation des équipes informatiques, logistiques et RH a permis d’organiser au fil de l’eau le travail à distance : préparation du matériel nécessaire organisation de la distribution, livraison à domicile, tests réseau, diffusion des procédures de connexion, adaptation des règles RH, mise à disposition d’une FAQ pour répondre à toutes les questions.
En mai 2020, les services supports étaient également à pied d’œuvre pour organiser le retour progressif des collègues sur sites… > S’adapter à la crise

 L’innovation technologique

L’innovation technologique à la Caf porte principalement sur la transformation numérique interne entreprise depuis 2018 par la branche Famille au travers le déploiement des outils collaboratifs de la suite Office 365. Elle porte également sur la réflexion et la création de nouveaux dispositifs informatiques et procédés de sensibilisation en matière de sécurisation du système d’information.

La Caf à l’ère de la transformation numérique interne

La transformation numérique interne s’est accélérée avec le confinement et le recours au télétravail. Office 365 fait désormais partie de l’environnement de travail quotidien et Teams est plus que jamais l’application incontournable, utilisée par toutes les équipes pour communiquer et s’organiser. Pour rendre cela possible, la Caf a organisé un webinaire en juin 2020 à destination des “facilitateurs numériks” et plusieurs sessions de formations pour permettre à chacun de disposer d’un même niveau d’utilisation de Teams. La sensibilisation aux autres outils collaboratifs tels que Sharepoint, One drive, Yammer.. continue auprès des équipes.

> 33 “facilitateurs numériks”

Afin de permettre à chaque agent de se familiariser avec l’environnement Office 365 et d’en saisir la finalité sur le long terme, la Caf a mis en place plusieurs actions. La première d’entre elles consistait à faire appel au mode participatif en s’appuyant sur les salariés eux-mêmes.
33 d’entre eux, ceux dotés d’un goût certain pour le numérique et de l’envie de guider les autres dans la prise en main des nouveaux outils, ont eu l’opportunité de devenir “facilitateurs numériks” au service de leurs collègues.

Notre référente TNI réunit régulièrement le groupe afin de l’informer des nouvelles fonctionnalités et des évolutions à venir. Les facilitateurs disposent également d’un groupe Teams qui leur permet d’échanger et de retrouver toute documentation utile.

> Une formation Teams sur mesure

Cette action de formation “personnalisée” sur poste portant sur les fonctionnalités principales de Teams se situe au carrefour des projets de transformation numérique interne et de qualité de vie au travail. Elle est devenue essentielle pour que chacun puisse continuer à communiquer et participer à la vie d’équipe à distance. Ainsi, plus de 200 agents ont été formés pendant 30 minutes à leur poste de travail sur l’outils Teams de la suite Office 365.

> Le remplacement de Lotus Notes : un nouvel enjeu

A partir de fin 2020 et jusqu’en 2022, un autre chantier s’ouvre : le remplacement de Lotus Notes, et plus particulièrement des 246 boîtes de messagerie fonctionnelles (Balfs) et des bases de demandes d’intervention (DI). Des rencontres avec les différents services sont d’ores et déjà programmées pour faire un état des lieux de l’existant, se requestionner sur les besoins et échanger autour de solutions de remplacement.

Sensibilisation interne à la sécurité informatique

La crise a profité aux pirates informatiques. Pour faire face à cette menace potentielle et sécuriser son système d’information, la Caf a lancé durant l’année, plusieurs campagnes de sensibilisation au phishing, en interne mais aussi auprès de son public allocataire et partenaire.  

L’innovation managériale

L’innovation managériale vise une transformation des pratiques et postures collaboratives entre managers et collaborateurs dans le but de trouver un juste équilibre entre bien-être au travail et performance collective.
Accompagnement de la fonction managériale

La Caf de la Haute-Garonne met à disposition de chaque nouveau manager une boîte à outils lui permettant d’acquérir une base solide de connaissances et de techniques nécessaires pour manager au sein de l’organisme : formation socle du management, conduite de réunion, conduite d’entretiens annuels d’évaluation, fondamentaux du droit du travail, etc. 

Aussi, dans le cadre du plan de développement des compétences, une thématique phare est définie chaque année à destination des managers pour les épauler dans le rôle qu’ils ont à jouer auprès des équipes. Après le management intergénérationnel, la communication non violente , le management à distance, en 2020, la Caf a mis le focus sur la formation des managers aux outils collaboratifs.

In fine, ces actions d’accompagnement ont pour but d’amener les managers à encadrer autrement en les aidant à s’adapter aux changements, mieux se connaître eux-mêmes, mieux connaître les équipes et répondre à leurs besoins. 

> Trois webinaires et une conférence sur le management et la gestion de la crise – de mai à décembre
Pour mieux appréhender le management à distance et accompagner les équipes tout au long de cette première année de crise sanitaire, le comité de pilotage, chargé d’animer la communauté des managers a proposé trois webinaires internes. L’objectif était de décrypter les situations vécues par les managers et leurs équipes et de proposer des bonnes pratiques et des pistes de réflexion. En fin d’année une conférence sur le futur du travail est venue clôturer ce cycle.

Club managers

Le club a vu le jour le 3 avril 2020, à distance via Teams. Son objectif est de proposer un espace pour échanger, partager des informations et des bonnes pratiques entre managers, créer une communauté d’entraide entre pairs.

> Lancement du dispositif d’accompagnement des managers

Le 25 février 2020, les managers de la Caf de la Haute-Garonne ont assisté au café de pré-lancement de cette nouvelle communauté qui leur est dédiée. Besoin de mieux se connaitre, de transversalité, d’échanges, de formation et de temps forts font partie des premières attentes exprimées. S’en sont suivi en avril, la création d’un Teams Managers, le “Café des managers” à savoir un rendez-vous hebdomadaire à distance de 30 min tous les vendredis, des webinaires, une conférence et un atelier de co-développement.

> Une première action de co-développement

Dès septembre 2020, huit managers opérationnels volontaires se sont retrouvés mensuellement avec un prestataire formé à la méthode pour soumettre tour à tour leurs problématiques et bénéficier de l’expérience des autres membres. Cette expérience doit durer 10 mois et pourra être reconduite avec un nouveau groupe l’année prochaine.

> La responsabilité sociale interne

L’innovation participative

L’innovation participative à la Caf se pratique à la fois avec les collaborateurs, les partenaires institutionnels et au sein de la branche Famille. Il s’agit d’une démarche d’intelligence collective destinée à faciliter l’expression d’idées et à faire émerger des solutions innovantes au profit des publics tant internes qu’externes.

Innover avec les collaborateurs

La Caf de la Haute-Garonne exploite ses marges de manœuvre locales afin de rester proactive face aux transformations de la Branche. L’innovation participative permet d’utiliser pleinement les compétences présentes dans l’organisme et de renforcer l’implication des agents dans la vie de l’organisme. La démarche d’innovation a débuté et est toujours fortement axée sur l’interne : formation de cadres aux méthodes d’animation créative, larges concertations des agents sur différents sujets en interne, etc.

> Cellule expérimentale : lancement du projet expérimental sur l’organisation du travail

Dans la poursuite du DigiHack du Lab’RH 2020, un appel à volontariat a été lancé auprès des agents pour rejoindre la New Team ou cellule expérimentale. Cette équipe de dix gestionnaires conseils accompagnés d’un manager et d’une facilitatrice a défriché le terrain avant le démarrage effectif prévu pour janvier 2021. Quatre séances de créativité leur ont permis de faire connaissance, de définir leurs objectifs ainsi qu’une première organisation de travail.

> Des séances de créativité et des outils d’animation collective

Depuis son arrivée en décembre 2019, notre responsable innovation est à pied d’œuvre pour impulser et favoriser la pensée collective au sein des équipes, des groupes projets et, de manière plus large, au sein de l’organisme. Les séances de créativité qu’elle organise et anime permettent aux participants de “brainstormer”, de synthétiser leurs pensées et d’entrevoir des solutions ensemble. Pour cela, Nathalie Martin recourt à des méthodes de dynamisation de groupe, aux outils issus du “design thinking” et autres techniques de créativité.

Innover avec nos partenaires

L’innovation, c’est aussi le partage d’expérience et la co-construction d’une offre de service commune entre partenaires institutionnels au travers de la Cousinade de l’innovation qui réunit localement Cpam, Carsat, Urssaf, Msa et Caf. La démarche, largement récompensée en 2019 notamment lors du Grand prix de l’innovation de la Sécurité sociale (GPI) dans la catégorie “Innovation managériale, initiatives de transformation interne” et par l’association nationale Innov’Acteurs, s’est poursuivie en 2020.

> Partage des bonnes pratiques et 3e Cousimag

Face à la crise sanitaire, les organismes de protection sociale ont dû faire preuve de réactivité et d’inventivité pour s’adapter à la situation et poursuivre leurs missions de service public. Ce contexte a fait émerger nombre d’actions et d’expériences innovantes dont les cousins se sont inspirés mutuellement. Le 30 juin 2020, ces actions ont notamment été partagées en grand nombre lors d’un webinaire à l’initiative d’Elisabeth Deymard, directrice de l’intelligence numérique de l’Ucanss. Elles l’ont été également en interne auprès des collaborateurs au travers d’un 3e Cousimag, le magazine de l’innovation des organismes de protection sociale.

> 5 ateliers, plus de 300 idées innovantes

Malgré la distance, les cousins ont continué le partage d’expériences et d’idées autour de 5 ateliers portant sur les thèmes suivants :

• comment redynamiser la communication interne en période de crise et de télétravail ?
• 
les nouvelles modalités de travail
• 
comment faire évoluer nos accueils en mutualisant nos outils digitaux
• 
l’accès aux droits
• 
75 ans et après ?

Près de 300 idées ont été exprimées et sont en cours d’examen par les directions de chaque organisme.

> La Cousinade de l’innovation Acte 2

Le 14 décembre 2020, la 2e édition de la Cousinade de l’innovation était organisée en full digital sur la journée. 170 agents tous organismes confondus ont participé à l’événement.

Innover avec la Branche

Enfin, la démarche d’innovation de la Caf de la Haute-Garonne nourrit et se nourrit de la démarche de la Branche, par l’intermédiaire de la responsable innovation. Cette mission, organisée en réseau (13 référents en France métropolitaine) permet d’interconnecter la démarche nationale et les démarches locales, de les mettre en cohérence afin de positionner les Caf et la Cnaf comme acteurs de l’innovation sur les territoires.

> Les 5 ans du CafLab

En 2020, Le CafLab a soufflé ses 5 bougies et a organisé pour l’occasion, une semaine d’événements du 16 au 20 novembre. La Caf de la Haute-Garonne a participé activement en présentant lors de la Criée des Directrices et des Directeurs “Parents31” et “Trivial poursuit une formation aux petits oignons“. Ces deux projets innovants développés localement ont suscité un vif intérêt au sein du réseau.

Cette semaine a aussi été l’occasion de diffuser les bonnes pratiques créatives au travers d’une dizaine de sessions de formation pour plus de 600 participants. Une belle réussite !

C’est aussi à l’occasion d’un échange avec les Directrices et Directeurs porteurs de la démarche innovation en région qu’est né le projet d’une newsletter Innovation en Occitanie. Son objectif ? Mettre en lumière tous les 2 mois une action innovante de l’une de nos 13 Caf d’Occitanie. Cette action est portée conjointement par les référents innovation des Caf de l’Aude, du Gard et de Haute-Garonne. Diffusée à l’échelle de l’Occitanie, c’est une première marche pour développer une dynamique de réseau régional d’innovation. A suivre donc !